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辦公室裝修前期應做哪些准備工作

發表時間: 2019-09-30 11:42:57

關注: 113

  行政接到裝修項目任務前,先別著急慌,從以下事情入手,有條不紊:

  收集並確認需求:裝修項目啓動前,行政部需要充分了解公司管理層與各部門對新辦公環境的期待和需求。比如:不同部門的工作特點,研發需不被打擾的安靜,銷售與客服部來電與通話較多容易影響到其他部門辦公等等。

  收集需求的同時,成立項目組,項目組主要成員有:行政、it、財務、采購(有條件的企業還要有基建團隊)、法務,同步確認小組成員各自分工。項目小組成員確認後,需第一時間制定項目進度計劃,各節點需確認責任人;

  盡量確定內部預算:很多企業行政在處理辦公室裝修時,老板可能不會先給出預算範圍和限制,而是當提報幾家裝修供應商設計報價後,再瘋狂的進行砍預算,讓行政花5W的預算裝修出50W的效果,這一環節往往會消耗行政與供應商的大量精力,增加談判內耗。

  完成項目預算制定的同時,需要分解預算采買項目,確定實際跟進負責人,定期收集采買信息,以備後續實際對比;

  篩選裝修供應商:辦公室裝修離不開供應商的參與,其中在裝修工作開始階段,根據公司裝修情況,行政需要同步篩選第三方項目管理團隊、設計公司、造價顧問公司、施工承包方、IT、裝修保潔、綠植、消防報審等等服務供應商。

  並且需要與物業公司做好充分溝通,將物業管理要求細節確認仔細,以便在供應商招標過程中提前告知;

  全程采購管理:裝修工作會涉及大量的采購工作,一般情況下需要單獨組采購team,並且申請財務支持通道,確定項目采購規則與審核付款流程,保持效率節奏。采買過程中需注意有定制周期的采買,如家具等

  只有在前期確認裝修項目中的總體和細節要求,做好項目開展的總計劃表和時間節點,才能方便開展後續的設計、施工、入駐等工作。


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